Archief van: Handleiding voor je eerste gebruik van de app

Voordat we kunnen starten met het versturen van je eerste factuur zijn er nog enkele gegevens die je moet invoeren.

Volg deze stappen:

• Wanneer je bent ingelogd zie je in de linkerkolom het onderdeel ALGEMEEN staan
• Klik hier op de tweede optie [Door jou ingevoerde bedrijfsnaam]
• Vul alle gegevens zorgvuldig in en upload tot slot je logo. Zowel de gegevens als het logo kun je op ieder gewenst moment weer aanpassen.
• Klik op WIJZIGINGEN OPSLAAN.

Note: je kunt ervoor kiezen bepaalde gegevens later in te voeren omdat je ze op dit moment niet bij de hand hebt. Maar let op: gegevens zoals je KvK-nummer zijn verplicht op je facturen. Dus vergeet deze niet in te voeren.

De factuur is verstuurd naar je klant. Het enige dat jij nu nog hoeft te doen is wachten op de betaling van je klant. De app neemt de factuur namelijk automatisch op in je boekhouding.

Je vindt je factuur op twee plekken terug:

• Als Omzet in je Resultaat per periode
• Als openstaande Vordering

Als Omzet in je Resultaat per periode

In de linkerkolom zie je het onderdeel OVERZICHTEN staan. Klik op de eerste optie Resultaat per periode. Wanneer je Omzet uitklapt en je helemaal rechts klikt op  zal onderaan een nieuwe pop-up verschijnen. Klik je hier dan nogmaals op  dan zie je alle verschillende mutaties binnen Omzet. Dus ook de zojuist aangemaakte factuur.

Als openstaande Vordering

Verder vind je de factuur terug onder Vorderingen (in de linkerkolom, onder OVERZICHTEN). Dit is een lijst met openstaande vorderingen op je klanten.

Let op: je zult zien dat de verschillende omzet met een negatief getal staat weergegeven. Dit betekent niet dat er iets verkeerd is gegaan. Boekhoud technisch is deze notatie nu eenmaal handiger.

Hoogstwaarschijnlijk de ruggengraat van je financiële administratie: je bank. Hier zijn – op enkele uitzonderingen na – alle betalingen van je klanten en de betalingen aan je leveranciers zichtbaar.

Het is dan ook te adviseren om bij het eerste gebruik gelijk al je bankmutaties te uploaden.

Stap 1: Bankrekening toevoegen

• Wanneer je bent ingelogd zie je in de linkerkolom het onderdeel INSTELLINGEN staan. Klik op de eerste optie Algemene instellingen.
• Voeg vervolgens je bankrekeningnummer (incl. IBAN) toe: Bankrekeningen beheren > Bankrekening toevoegen. In het overzicht daarboven kun je het startsaldo van je bankrekening invoeren.
• Nu gaan we je bankmutaties uploaden. Maar voordat we dat kunnen doen zul je een exportbestandje van je bankafschriften van je bank moeten hebben.

Stap 2: Bankafschrift exporteren (in je bank)

• Rabobank: ga naar Downloaded transacties. Selecteer het bestand Kommagescheiden (.csv).
• ABN AMRO: download het Tekstbestand (.tab).
• ING Bank: ga naar Af- en bijschrijvingen downloaden en selecteer het bestandsformaat Kommagescheiden IBAN (jjjjmmdd).
• SNS Bank: bestandsformaat met IBAN, Microsoft Excel, CSV-bestand.
• Triodos: exporteer het .csv bestand.
• Van Lanschot: ga naar Beheren, Exporteren mutaties. Selecteer het bestand: CSV SEPA (Excel- formaat).
• KNAB: ga naar Zoeken & downloaden. Download je selectie in .csv formaat (dus niet naar boekhoud export)

Stap 3: Bankafschrift uploaden

• Ga hiervoor naar TOOLS in de linkerkolom en selecteer Bankmutaties. Onder Upload bestand kun je het zojuist geëxporteerde bestand uploaden, door op Bestand te klikken of door het bestand erheen te slepen. Klik vervolgens op UPLOAD.

Let op: zorg ervoor dat je het bestand upload als het juiste bestandsformaat zoals in de beschrijving hierboven staat. En zorg ervoor dat het bankrekeningnummer bekend is.

Nu je je bankafschrift hebt geüpload, kun je je bankmutaties verwerken. Selecteer het Btw-percentage dat van toepassing is op de transactie. Dit kun je checken op je bon of factuur. Hier zie je Nog te rubriceren bankbetalingen. Kies je gepaste kosten- of omzetgroep om je bankmutaties meteen te koppelen. Klik op de drop-down en je ziet verschillende opties verschijnen:

• Enkele kostensoorten: kijk hier of je snel de juiste kostengroep kunt vinden voor je uitgave. Natuurlijk alleen interessant wanneer de bankmutatie een uitgave betreft.
• Open facturen (dit kunnen zowel kosten als verstuurde facturen zijn): facturen of kosten die je eerder aangemaakt hebt staan hiertussen wanneer de betaling nog niet is geregistreerd. Ontzettend handig om efficiënt in- en uitgaande betalingen te koppelen aan je openstaande facturen.
• Overigen: het is te adviseren om hier te kijken wanneer je uitgaven wilt rubriceren in kostengroepen. Hier kun je kiezen uit verschillende omzet- en kostengroepen. Alle kostenrekeningen staan in de reeks 4000. Bepaal per bankmutatie welke kostensoort van toepassing is op de betaling. Gebruik 8000 voor je omzet.

Als je je bankmutaties hebt toegewezen aan een kosten- of omzetgroep, kun je dit natuurlijk checken op dezelfde manier als we hebben gedaan na het sturen van een factuur. Ga dus naar Resultaat per periode en zoek met  je transacties terug. Alles wat je hierboven hebt gedaan wordt hier automatisch opgenomen in je boekhouding.

Aan de hand van je bankmutaties kun je dus ontzettend efficiënt je financiële administratie bijhouden. Verstuurde facturen naar je klanten kun je eenvoudig koppelen aan de betaling van je klant en uitgaven die zichtbaar zijn in je bankmutaties kun je makkelijk koppelen aan een kostengroep zonder eerst apart je kosten in te voeren bij stap 4 Kosten boeken.

Je aangemaakte kosten kun je direct terugvinden op je Tijdlijn. Als je geen bankmutatie gekoppeld hebt, moet je in de toekomst nog de betaling van de kosten registreren. Dit lichten we in stap 4c toe.

We vinden je kosten op 2 plekken terug:

• Als Kosten in je Resultaat per periode
• Als openstaande Schulden

Dit kun je als volgt controleren: in de linkerkolom zie je het onderdeel OVERZICHTEN staan. De eerste optie is Resultaat per periode. Deze klik je aan. Wanneer je Indirecte kosten uitklapt en je helemaal rechts klikt op  zal onderaan een nieuwe pop-up verschijnen. Klik je hier dan nogmaals op  dan zie je alle verschillende mutaties binnen de geselecteerde kostengroep. Dus ook de zojuist door jou aangemaakte kosten.

Indien je in de vorige stappen geen bankmutatie hebt gekoppeld aan de aangemaakte kosten, zijn deze ook geregistreerd onder Schulden (onderdeel OVERZICHTEN in de linkerkolom).